Sentar las bases de trabajo en materia de administración de documentos y el manejo archivístico para reforzar las labores de la recopilación de datos, es en resumen, el propósito cumplido por parte de la Unidad de Gestión Documental y Archivo, de la Universidad Técnica de Machala, UTMACH.
Efectivamente, Roxana Sánchez Liendres, jefa de la mencionada Unidad, indicó que, durante la parte más fuerte de la pandemia, durante 2021, se concretaron varios avances como, por ejemplo, la implementación de un canal para la recepción de las comunicaciones dirigidas para las máximas autoridades universitarias.
“Se desarrolló una vía virtual de comunicación que consistió en el correo electrónico tramites@utmachala.edu.ec, evitando así la asistencia presencial del personal administrativo y agilitando los trámites para dar la mejor atención a los usuarios tanto como internos y externos”, señaló la jefa Sánchez.
Prueba piloto
Asimismo, resaltó las constantes visitas de asesoramiento tanto a los despachos de la administración central como a las facultades, con la finalidad de que continúen con las labores archivísticas, tal cual, lo indica la normativa.
Otro avance que mencionó la jefa Sánchez, es el correspondiente a las pruebas piloto del módulo de comunicaciones entre la Unidad de Sistemas y el equipo de la Unidad de Gestión Documental y Archivo.
“Dicho módulo cumpliría las características del Quipux institucional de la UTMACH, aún se tiene pendiente la fecha de implementación, para ello se requiere la socialización y capacitación previo a la ejecución por las dependencias universitarias”, recalcó la jefa Sánchez.
Acompañamiento
Por su lado, Carlos Castillo Cruz, técnico de Archivo, acotó que se desarrollaron visitas in situ al archivo de gestión e intermedio de las distintas unidades académicas, como parte del monitoreo de las actividades por desarrollarse para la organización de la documentación.
“El acompañamiento a los responsables de los archivos de las facultades es una tarea que hemos efectuado permanentemente y que vamos a seguir reforzando para que la clasificación de los documentos pueda mejorarse”, enfatizó el técnico Castillo.
Añadió que para 2022 se tiene planificado el uso de herramientas digitales para archivar y que se espera el desarrollo de alguna plataforma digital que permita guardar información de manera clasificada y ordenada por temas, despachos y fechas.
Tanto la jefa Sánchez como el técnico Castillo, manifestaron que han recibido el apoyo directo del rector César Quezada Abad, quien con sus disposiciones anteriores, coadyuvó a que la UTMACH se colocara como ejemplo nacional en cuanto a gestión documental.
